Como presupuestar un proyecto

para hacer una página web

El siguiente artículo está basado en el original en inglés y pretende ser una referencia tanto para clientes de Webmarket como para jóvenes desarrolladores web y ejecutivos de cuentas.

Tener el 100% de los presupuestos aceptados, usualmente significa que un desarrollador freelance ha tenido muy pocos clientes. Un porcentaje bajo, usualmente significa que los presupuestos están siendo enviados a clientes que no los han pedido o bien que el encargado de hacer el presupuesto necesita algunos consejos para mejorar sus propuestas. Los siguientes consejos son una guía de “buenas practicas” que esperemos que os ayuden a entender y organizar mejor el proceso de elaboración de un presupuesto.

1. Preguntas iniciales -  Antes de empezar tu propuesta, toma algo de tiempo para asegurarte exactamente de lo que estás presupuestando. Si no tienes clara alguna de las partes del proyecto, pregunta a tu cliente potencial. Si la respuesta del cliente parece confusa o vaga o simplemente no entiendes lo que quieren, debes preguntar para que lo clarifiquen y entonces ofrecerles una lista de las posibles respuestas a esas preguntas. Para el beneficio de ambas partes, cuando estés preparado para ofrecer un precio, es importante que tanto tú como el cliente tengáis la misma idea en mente sobre la cantidad de trabajo a realizar.
Si decides incluir una lista de preguntas junto con el presupuesto, incluye también una suposición “educada” de cuales serian sus respuestas a esas preguntas. Hay que resaltar que el precio está sujeto a la correcta interpretación de esas preguntas y en caso contrario se debe de poder cambiar el precio.

2. Sumario del proyecto – Con toda la información que has recibido por parte del cliente sobre el proyecto, realizar un sumario, usando tus propias palabras, en un simple párrafo. Esto, no solo te ayudará a tener un concepto claro del proyecto, sino que también le dará al cliente la confianza de que has entendido todo lo que quiere hasta el momento. También es una gran oportunidad para el cliente para clarificar algún punto en caso de que no lo hayas entendido. El encabezado de este apartado podría ser por ejemplo: “Sumario del proyecto basado en nuestras conversaciones hasta la fecha”.

3. Sintetiza el proyecto en una “lista de tareas” – Después del sumario, continua con una lista sólida de tareas, lo cual es muy util para tí y para el cliente. Hay que poner todo lo que el cliente ha solicitado hasta el momento y todos aquellos procesos estándard relacionados con el proyecto (bocetos iniciales, planificación y construcción de la base de datos, registro de dominios, alta de hosting, alta en buscadores,…). Sé muy meticuloso y perfeccionista (es muy importante), de esta forma el cliente tendrá la sensación de que “sabes lo que haces” y que harás el trabajo bien. A medida que el proyeto avanza, acuerdate de continuar editando la lista de tareas con las actualizaciones del proyecto.

4. Separa el proyecto en Fases – Después de la lista de tareas, separa el proyecto en un numero de fases claramente definidas. Recomiendo empezar con un mínimo de tres. La primera fase podría llamarse “Primer boceto inicial”. El objetivo de esta fase es empezar el proyecto y terminar por entregar al cliente el primer boceto para que lo revise. La siguiente fase (en un proyecto simple de 3 fases), podría ser “Revisión de fallos y personalización”. Durante esta fase, se testea el proyecto y se realizan revisiones hasta que el cliente esté contento con el boceto y todo esté listo para la acción. La fase final es “Finalización”. Una vez el trabajo está terminado, envías al cliente la factura y le pides su opinión sobre el resultado final y el trato recibido (referencias). Por ultimo, recibes el pago del cliente y terminas con un apretón de manos (puede ser virtual), las dos partes contentas y un trabajo bien hecho.

Asegúrate de ir actualizando la información de la lista de tareas con las modificaciones que el cliente quiera hacer a partir de la revisión del boceto inicial y en posteriores revisiones. Más adelante hablaremos de como presupuestar los cambios que el cliente quiera hacer durante el desarrollo del proyecto.

Notas: una estrategía a tener en cuenta en relación con el precio, es separar la lista de tareas en fases significativas y ponerle precio a cada una de estas fases individualmente. Esto puede ser especialmente util para separar características especiales que requieran de esfuerzo y tiempo adicional, de tal forma que el cliente pueda identificar claramente la relación coste/trabajo/tiempo.

5. Ofrece al cliente una línea de tiempo – Una vez terminada la estructura de fases, ofrece a tus clientes una estimación de tiempo para la realización del proyecto. Sé generoso (en ocasiones es necesario una ligera sobrestimación) y entonces date prisa para terminar el trabajo antes de tiempo. Ten en cuenta que aunque el proyecto lo puedas terminar en algunos días, habrá momentos de espera cuando el cliente tenga que proporcionar los materiales gráficos y documentos de texto y también cuando esté valorando el boceto inicial. Si el cliente tiene prisa, hazle saber la fecha exacta de finalización y examina detalladamente (en caso oportuno) lo que el cliente debe proporcionarte para cumplir la fecha de entrega.

6. Precio final y forma de pago – Para obtener el precio final del proyecto, la forma más común de hacerlo es a partir de una estimación de horas de trabajo más los costes de otros servicios asociados como pueden ser el registro de dominios, el alojamiento web, costes de imprenta, etc. Asegúrate bien de no olvidar ningún detalle por presupuestar. Junto con el precio final, es aconsejable informar al cliente de las diferentes formas de pago, por ejemplo: transferencia bancaria, cheque, giro, paypal, efectivo, etc.

7. Horas extra y garantía de satisfacción – Transmítele al cliente que estás comprometido a trabajar en el proyecto hasta que quede completamente satisfecho y a que mantendrás el presupuesto hasta el final. Puede darse la posibilidad de que te veas trabajando en un proyecto que te está costando más tiempo/dinero de lo presupuestado, debido mayormente a la participación activa del cliente durante el proceso de desarrollo. Una formula para resolver este tipo de situaciones, es incluir en el presupuesto una cláusula que contemple las “horas extra” e informar al cliente de que todos los cambios que decida hacer después de la revisión del boceto inicial, se cobrarán como horas extra. De esta forma, el cliente podrá sentirse libre de realizar cuantos cambios quiera y tendrá control total sobre el desarrollo del proyecto.

8. Detalles finales – Informa a tus clientes de lo que tienen que hacer para empezar el proyecto. Si necesitas un pago por adelantado, informales de cómo lo pueden hacer. Por ultimo, asegúrate al 100% que tu presupuesto es profesional, evita errores gramaticales, errores de ortografía y redacción “tipo chat”. Separa adecuadamente las secciones del presupuesto (sumario del proyecto, línea de tiempo, precio, cláusulas, etc…). También es aconsejable proteger el documento con contraseña y ponerlo online para que el cliente pueda descargarlo cuando quiera.

Una vez que el presupuesto haya sido aceptado y el trabajo completado, pregúntale al cliente si tiene alguna sugerencia de como mejorar tu servicio. Pregúntales si tu presupuesto era claro y completo y (si puedes), pregúntales cual fue el factor decisivo para elegirte para hacer el trabajo. Toma nota de todo lo aprendido y aplícalo en el siguiente presupuesto que realices.

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Aunque no esté directamente relacionado con hacer presupuestos, aquí hay otros consejos que merecen la pena mencionar:

1. Pre-informa a tus clientes – Para ahorrarte tiempo y energía a ti y a tus clientes, es importante que te cerciores de que están informados y tan preparados como sea posible para contactar contigo. Aquí es donde tu página web puede ayudarte a hacer este trabajo. Después de que hayan examinado tu portfolio y decidido solicitarte presupuesto, es importante que proporciones información clara de como pueden solicitar un presupuesto. Destaca los tipos de proyectos que realizas y los procesos y metodologías que utilizas. No escondas tus precios ni tu tarifa de trabajo por horas. También es aconsejable mostrar estimaciones de precio para proyectos comunes y mencionar que estás abierto a negociaciones para otro tipo de proyectos más personalizados.

2. Responde rápido – Aunque no siempre es posible, cuando puedas, responde a tus clientes potenciales rápidamente. Si vas a estar ocupado, házselo saber. Sé puntual con todas tus citas y asegúrate de que cumples con todas tus fechas de entrega. Si no cumples con la fecha de entrega (y es por tu culpa), haz una rebaja en el presupuesto. Esto dirá mucho de tí y ayudará a que no vuelva a pasar.

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