1. Enfocarse: Jobs solía reunir a los “top 100” de la empresa delante de una pizarra en blanco y preguntarles “¿Cuáles son las 10 cosas que deberíamos hacer a continuación?” La gente luchaba porque su sugerencia figurara en la lista. Al final el grupo obtenía una lista con 10 propuestas. Entonces Jobs tachaba las 7 de la parte inferíos de la lista y decía “Nosotros solo podemos hacer 3.” Según Jobs, si lanzas más de cinco productos podrás conseguir que sean adecuados pero no geniales.
    
2. Simplificar: “La simplicidad es la última sofisticacion” decía el primer folleto publicitario de Apple. Para ver lo que esto significa, compara cualquier software de Apple con Microsoft Word… Jobs sabía que la simplicidad no es solo un diseño minimalista, para eliminar tornillos, botones o un exceso de pantallas de navegación, es necesario entender profundamente el papel que juega cada elemento. 
    
3. Asumir la responsabilidad de principio a fin: Esto significa conseguir que hardware, software y los dispositivos periféricos de Apple se puedan integrar y sincronizar entre sí de forma sencilla formando un único ecosistema. Jobs no soportaba la idea de que un gran software de Apple se usara en el hardware de otra compañía o viceversa. Esto puede que no fuera la opción más rentable en algunos casos, pero aseguraba que la experiencia de usar un producto de Apple fuera algo placentero.
    
4. Si vas por detrás, ¡salta!: No se trata de ser siempre el primero en tener una gran idea, también hay que saber saltar cuando nos encontramos por detrás. El iMac original no incluía grabadora de CDs y en aquel momento todos los usuarios de PCs podían grabar sus propios CDs de música. Jobs en lugar de mejorar la unidad de CD del iMac, decidió crear un sistema integrado que transformaría la industria de la música. El resultado fue la combinación de iTunes y del iPod, lo que permitió a los usuarios comprar, compartir, gestionar y escuchar música mejor que con cualquier otro dispositivo.
    
5. Los productos antes que los beneficios: John Sculley, quien trabajó como directivo de marketing para Pepsi, dirigió Apple de 1983 a 1993 después de la marcha de Jobs. Su prioridad fue incrementar los beneficios de la compañía, relegando el diseño de productos a un segundo puesto. Apple empezó a perder ventas de forma gradual hasta que Jobs regresó y Apple volvió a centrarse en crear productos innovadores como el iMac, el iPod, el iPhone y el iPad. La prioridad es hacer grandes productos, todo lo demás es secundario.
    
6. Usa tu intuición: En la primera reunión para diseñar el Macintosh, un miembro del equipo pregunto si deberían hacer una investigación de mercado para ver que es lo quieren los clientes. “No”, respondió Jobs, “porque los clientes no saben lo quieren hasta que se lo muestras.” Citó a Henry Ford: “Si hubiera preguntado a los clientes que es lo que querían, me habrían dicho ‘¡Un caballo mas rápido!’”. Preocuparse por lo que quiere el cliente es muy diferente a preguntarle continuamente qué es lo que quiere. A la hora de crear productos revolucionarios, la intuición es una herramienta mucho más poderosa que el intelecto.
    
7. Dobla la realidad: Haz posible lo imposible. Una de las habilidades más conocidas de Jobs, era la capacidad para empujar a la gente a conseguir objetivos imposibles. Una vez le pidió a Steve Wozniak que creara un juego llamado Breakout. Woz dijo que le llevaría meses, pero Jobs le dijo que el podía hacerlo en 4 días. Woz sabía que eso era imposible, pero finalmente lo hizo en 4 días. Del mismo modo inspiró a su equipo a cambiar el curso de la historia de los ordenadores contando con una pequeña fracción de los recursos que en aquel momento tenían Xerox o IBM.

Y para finalizar, una frase que refleja muy bien la filosofía de Jobs y que ya aparecía en un anuncio de Apple de 1997:

“The people who are crazy enough to think they can change the world are the ones who do.” Apple’s “Think Different” commercial, 1997

[Traducción libre: "La gente que está suficientemente loca como para pensar que pueden cambiar el mundo son los que lo hacen."]

El 20% de las causas produce invariablemente el 80% de los resultados

Es decir, que el 80% de lo que conseguimos se debe al 20% de los esfuerzos que dedicamos a ello. Durante los últimos años se ha utilizado este principio para buscar formas de optimizar los recursos en logística, ingeniería de software, redes informáticas y control de calidad, pero esta idea fue descubierta en 1897 por el economista y sociólogo italiano Vilfredo Pareto cuando estudiaba los patrones de riqueza en Inglaterra. Pareto se dio cuenta que el 20% de las personas tenían el 80% del dinero y que esta proporción se cumplía en casi todo lo que analizaba, independientemente de la época o del país que se tratara. En aquel momento, el estudio de Pareto no trascendió más allá de la curiosidad del dato. Pero en 1953, Japón invitó al ingeniero estadounidense Joseph M. Juran para que diera una conferencia sobre la estadística en el control de calidad. Pocos años antes, Juran había observado que el principio de Pareto se cumplía al ordenar una larga lista de defectos según la frecuencia con la que aparecían, ya que  unos pocos defectos provocaban la mayoría de los fallos. Juran y su expatriado compañero W. Edwards Deming transformaron -separadamente pero en paralelo- los estándares de fabricación en Japón, convirtiendo al país en un referente mundial de calidad. Una de las mayores ironías de la historia de los negocios es que estos dos estadounidenses, ignorados en su propio país, le dieron a la industria japonesa el know-how para derrotar al sistema de fabricación norteamericano. La industria norteamericana se vio forzada a ir a Japón para aprender de aquello que habían rechazado.

Después que Juran hubiera exportado sus ideas a Japón, IBM fue una de las primeras empresas norteamericanas en aplicar el principio de Pareto, aunque en este caso no para reducir el número de defectos. A principios de 1960 se dieron cuenta que los ordenadores empleaban aproximadamente el 80% de su tiempo en ejecutar el 20% del código operativo. Rápidamente reescribieron ese 20% de software para que tuviera un acceso más ágil y fuera más fácil de utilizar. ¿Resultado? Los ordenadores de IBM se volvieron más rápidos y eficientes que los de la competencia, al menos en la mayoría de las aplicaciones. La lección fue bien aprendida por los que vinieron después, como Apple y Microsoft.

Según el consultor y escritor Richard Koch, Pareto también se manifiesta dentro de las empresas. El 80% de los beneficios los generan el 20% de los segmentos, el 20% de los clientes y el 20% de los productos. Y lo que es más, el 80% de los beneficios los suelen producir el 20% de los empleados.

El principio 80:20 puede ser aplicado de forma productiva a cualquier sector, a cualquier empresa, a cualquier función dentro de la organización y a cualquier trabajo.
Richard Koch, 1997

Por tanto, una empresa debería poder ser más rentable si se enfoca en aquellos mercados y aquellos clientes que ya están produciendo el 80% de sus ganancias. En paralelo, habría que dar más apoyo y recursos a ese 20% de la empresa -personas, centros, equipos de ventas o regiones- que producen el 80% del beneficio. Pero el principio 80:20 no hay que interpretarlo de forma estricta. Por ejemplo, en muchas librerías el 80% de las ventas viene -sorpresa, sorpresa- del 20% de los títulos. ¿Deberían deshacerse del otro 80% para reducir su stock? No, porque los clientes cuando entran a una librería esperan encontrar un amplio rango de libros, aunque no vayan a comprarlos. Reduce el rango de libros y los clientes se marcharán a la competencia. En cambio, si que sería aconsejable ubicar estos libros en un área destacada o identificar al 20% de tus clientes más rentables y darles exactamente lo que quieren.

El diagrama de Pareto es fácil de construir y es la herramienta que nos permite identificar esas pocas teclas, que bien ajustadas pueden hacer que toda la melodía suene mucho mejor. En este enlace podéis descargar un sencillo tutorial en PDF sobre cómo construir un diagrama de Pareto con Microsoft Excel.

Cada diagrama puede compartirse mediante una URL pública en webs o redes sociales como Facebook o Twitter. También podemos exportarlo a un archivo PNG, SVG o PDF.

Entre las limitaciones de la versión gratuita, nos encontramos con que solo podremos exportar en formato PNG, tener un número limitado de colaboradores y una única carpeta donde guardar los diagramas.

Vía e-Volution

Según el diccionario, el tiempo es “el instante o periodo en el que ocurren las cosas”. Pero debemos distinguir dos tipos de tiempo: el que marca el reloj y el tiempo real. Según el reloj, un minuto tiene 60 segundos, una hora 60 minutos, un día 24 horas y un año 365 días. Todo el tiempo pasa por igual. En cambio, el paso del tiempo real es relativo. El tiempo pasa volando o parece que se detiene dependiendo de lo que estemos haciendo.

La razón por la que las aplicaciones y sistemas para gestionar el tiempo no funcionan, es que han sido diseñados para gestionar el tiempo marcado por el reloj. Nosotros vivimos en el tiempo real, un mundo en el que el tiempo vuela si te lo estás pasando bien o se arrastra si estás haciendo la declaración de la renta. La buena noticia es que el tiempo real es algo psicológico. Lo creas tú. Y como todo lo que creas, lo puedes manipular. Ha llegado la hora de eliminar las limitaciones que nos auto-imponemos cuando pensamos “hoy no es el día adecuado” o “no tengo suficiente tiempo”.

Solo hay tres formas de gastar el tiempo, independientemente de a lo que te dediques: pensamientos, conversaciones y acciones. Las interrupciones pueden tirar de ti en otras direcciones. Aunque no las podemos eliminar, sí podemos decidir cuánto tiempo dedicarles.

Sigue los siguientes consejos, para convertirte en dueño de tu propio tiempo:

1. Haz un resumen diario con los resultados conseguidos. Que sea esquemático, pero que sirva para hacerte ver cuánto tiempo gastas en pensamientos, conversaciones y acciones improductivas.
2. Toda actividad o conversación que sea importante para tu éxito, debería tener un tiempo asignado. Las listas “Para Hacer” pueden crecer y crecer hasta que son totalmente irrealizables. Fija citas en tu calendario indicando cuándo deben empezar y terminar.
3. Fija un horario para las interrupciones. Utiliza el concepto “horas de oficina” como otra forma de decir “interrupciones planificadas”.
4. Invierte los primeros 30 minutos de cada día, en planificar tu día. No empieces el día hasta que lo hayas hecho. El tiempo más importante del día es el invertido en planificar tu horario. Como dice elcoach estadounidense Brian Tracy “cada minuto que gastas en planificación, te ahorra 10 minutos en ejecución, con un retorno en energía del 1.000%”.
5. Tómate 5 minutos después de cada llamada o actividad, para determinar si has conseguido el resultado buscado. Si no ha sido así, piensa qué faltó y qué debes hacer para ponerlo la próxima vez.
6. Pon un “No molestar” cuando sea absolutamente necesario tener el trabajo terminado.
7. Practica no contestar el teléfono solo porque esté sonando, o contestar los e-mails nada más aparecer en tu bandeja. No cedas tu atención de forma instantánea a la gente, a menos que sea algo crucial. Programa el tiempo que vas a dedicar a contestar e-mails y devolver llamadas.
8. Evita distracciones como Facebook y otras redes sociales, a menos que las utilices para hacer negocios.
9. Recuerda que es imposible tenerlo todo hecho. Pero también recuerda que es muy probable que el 20% de tus pensamientos, conversaciones y actividades, produzcan el 80% de tus resultados.

(Vía Entrepreneur.com)

1. Respeta el tiempo del destinatario
   Esta es la regla fundamental. Como remitente del mensaje, tienes la responsabilidad de reducir al mínimo el tiempo que necesita tu correo para ser procesado. Incluso si esto significa invertir más tiempo en su revisión, antes de enviarlo.
2. Corto o lento no significa grosero
   Teniendo en cuenta la carga de correo electrónico a la que nos enfrentamos, no pasa nada si el destinatario tarda un tiempo en responder o si no da una respuesta detallada a todas tus preguntas. Nadie quiere ser brusco, así que por favor no te lo tomes como algo personal. !Sólo queremos recuperar nuestras vidas!
3. Fomenta la claridad
   Comienza con una línea en el asunto que defina claramente el tema de tu Email, y procura incluir una categoría de estado [Info], [Acción], [Prioridad Alta], [Prioridad Baja]. Usa frases nítidas que no den lugar a confusión. Si el correo tiene que ser superior a cinco frases, asegúrate de que en la primera incluye el principal motivo del mensaje.
4. Evita preguntas abiertas
   ¿Es mucho pedir que un correo con cuatro largos párrafos de denso texto vaya seguido de un “resumen de ideas”?. Incluso preguntas bien intencionadas, pero abiertas, del tipo “¿cómo puedo ayudar?”, pueden no ser de mucha ayuda. Generosidad en el correo electrónico requiere simplificación, preguntas fáciles de responder. “¿Podría ser de más ayuda a) llamándole b) visitándole o c) manteniéndome al margen?!”
5. Acaba con el exceso de cc’s
   Las cc’s (con copia a …) se reproducen como conejos. Por cada destinatario que añades en copia, multiplicas dramáticamente el tiempo de respuesta total. ¡No hay que hacerlo a la ligera!. Cuando hay varios destinatarios, por favor, no uses por defecto “Responder a todos”. Tal vez sólo necesitas poner en copia a un par de personas del hilo original. O a ninguna.
6. Recorta el hilo
   El significado de algunos correos depende de su contexto. Lo que significa que es habitual responder incluyendo el hilo. Pero es raro que un hilo se requiera extenderse más de tres correos. Antes de enviarlo, elimina lo que no es relevante. O considera la posibilidad de hacer una llamada en su lugar.
7. Ataca los archivos adjuntos
   No utilices archivos gráficos a modo de logos o firmas que aparecen como archivos adjuntos. Se pierde tiempo tratando de ver si hay algo que abrir. Aún peor es el envío de texto como archivo adjunto cuando se podría haber incluido en el cuerpo del correo.
8. Regala FDM y NNR
   Si tu correo puede expresarse en media docena de palabras, solamente tienes que ponerlas en el asunto seguido de FDM (= Final del Mensaje). Esto evita que el receptor tenga que abrir el mensaje. Acabar la nota con “No necesita respuesta” o NNR, es un maravilloso acto de generosidad. Algunas siglas confunden tanto como ayudan, pero estas dos son de oro y merecen que las adoptemos.
9. Corta las respuestas sin contenido
   No necesitas responder a cada correo, especialmente aquellos que ya son por sí mismos una clara respuesta. Un correo que diga “Gracias por tu nota. Estoy en ello.” No necesita que respondas “Estupendo.” Esto le ha costado a alguien otros 30 segundos.
10. ¡Desconecta!
    Si acordamos pasar menos tiempo con el correo electrónico, ¡a todos nos llegarán menos correos! Considera la posibilidad de fijar unos días en el calendario, en los que no puedas conectarte durante la mitad del tiempo que estés trabajando. O comprometerte a no abrir el correo los fines de semana. O una auto-respuesta que haga referencia a este artículo. Y no te olvides de oler las rosas

(Vía emailcharter.org)

• Contabilidad y finanzas
• Compras y cadena de suministro
• Producción
• Ventas
• Stocks
• Informes y estadísticas
• …

Hoy en día, cualquier empresa (desde autónomos hasta multinacionales) necesita de un sistema integral de gestión para que la información se almacene y pueda ser utilizada de forma eficiente. Estos sistemas, muy complejos en una empresa grande, y casi siempre se simplifican bastante cuando se trata de una PYME.

En los últimos años, SAP se ha posicionado como la opción preferida por las grandes empresas y se ha convertido en líder del mercado. Principalmente debido a que es una sistema robusto, completo, está orientado al beneficio de la empresa y permite la implantación solo de los módulos necesarios. Pero su implantación es cara y muy compleja, por lo que no es recomendable para PYMES.

Para estos casos o para probar, ahora disponemos de una aplicación ERP libre, y gratuita, llamada OpenERP. La ventaja de que sea libre, es que tiene detrás una comunidad amplia que soluciona prácticamente todos los problemas que se planteen, y nos permite modificar el código ajustando la aplicación a nuestras necesidades. Existen otras alternativas como AbanQ o Tryton, esta última en pañales todavía, pero con un desarrollo muy prometedor.

Podemos acceder a la demo online de OpenERP, haciendo click aquí.

1. Deja de buscar la perfección: La mayoría de los jefes prefieren un proyecto o informe al 80% pero entregado unas pocas horas antes que completado al 100% cinco minutos después. Moraleja: “No esperes a que todo sea perfecto. Los que toman decisiones eficientes, en lugar de buscar lo imposible, tienden a lanzarse sin tener todas las respuestas y confían en que serán capaces de construir las alas mientras caen”.
2. Se independiente: Los que toman buenas decisiones son “independientes en colaboración”. Tienden a rodearse de los mejores y hacen preguntas concretas. Por ejemplo, en una reunión con expertos en la materia, no preguntan “¿Qué debería hacer?” Más bien, su consulta sería “¿Qué piensas de esto?” Esperar a comités para tomar decisiones, puede llevar mucho tiempo. Toma la información de fuentes fidedignas y luego actúa con rapidez.
3. Desconecta tu cerebro: La idea llegará cuando menos te lo esperas. Al igual que cuando de repente recuerdas el nombre de un actor que pensabas que habías olvidado definitivamente. Lo mismo ocurre cuando estás intentando tomar una decisión. Pero simplemente con desconectar tu cerebro durante un tiempo o incluso cambiando de tema, le darás a tu cerebro la oportunidad de explorar toda la información que tiene almacenada y preparada para ser recuperada.
4. No resuelvas problemas, decide: Una decisión puede resolver un problema, pero no todos los problemas pueden resolverse con una decisión. En cambio, la toma de decisiones a menudo se basa más en la intuición, que en el análisis. Escoger un proveedor, por ejemplo, requiere examinar datos históricos, referencias y precios, pero la clave suele estar en las sensaciones que te transmite.
5. Asume tus errores: Incluso tomar una decisión incorrecta puede hacerte ganar más respeto y lealtad, si admites que has cometido un error y lo solucionas, que si muestras ser indeciso con frecuencia.

“Cada decisión que tomes no es una decisión sobre lo que haces. Es una decisión sobre quién eres. Cuando entiendes esto, todo cambia. Empiezas a ver la vida de forma diferente. Todos los eventos, sucesos y situaciones se convierten en oportunidades.”

Vía: http://completeintelligence.com/blog/

El primer mes del año ha terminado y puede ser un buen momento para ver si hemos cumplido algunos de los propósitos de año nuevo que nos pusimos como objetivo de cara al 2011. Si nos olvidamos de los tópicos como dejar de fumar, aprender inglés, hacer ejercicio, etc, un buen propósito, desde el punto de vista profesional, sería: